MANOKWARI, Kabartimur.com – Salah satu peserta Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) Angkatan II Tahun 2022, Kepala Bagian (Kabag) Protokol dan Komunikasi Pimpinan pada Sekretariat Daerah Kabupaten Manokwari, Ivanna P.Roring dalam aksi Perubahannya, mempersembahkan Inovasi SIMPROD@ Sistem Informasi Protokol Daerah Kabupaten Manokwari.
Ivanna menjelaskan bahwa Aplikasi SIMPROD tersebut Guna memaksimalkan pelayanan kepada pimpinan kepala daerah dan wakil kepala daerah dan menjawab Isu-isu strategis pada bagian protokol dan komunikasi pimpinan dimana jumlah dan jenis acara pemerintahan dan umum yang susah diprediksi, kurang maksimalnya pelayanan terhadap pimpinan saat menghadiri acara, kurangnya SDM pembuat naskah sambutan pidato Bupati, terlambatnya koordinasi terkait acara yang dihadiri oleh kepala daerah dan wakil kepala daerah, terlambatnya penyampaian naskah sambutan Bupati dan kurang maksimalnya peliputan media pada acara yang dihadiri oleh kepala daerah wakil kepala daerah.
Sedangkan untuk jangka pendeknya mampu menyamakan persepsi pada dinas, bagian, distrik dan kelurahan dengan meng-upload program Kegiatan dalam bentuk undangan, draft sambutan, dan daftar undangan yang akan diundang ke website dapat memudahkan bagian protokol.
” Untuk membuat daftar undangan agar saat mengoreksi dan membuat draft sambutan kita perlu tahu siapa saja yang diundang sehingga tidak terjadi miss-komunikasi saat menyampaikan sambutan Bupati dan protokol bisa menyesuaikan tata tempat di lapangan, sesuai dengan undang-undang yang berlaku undang-undang nomor 9 tahun 2010 tentang keprotokolan” jelas Ivanna kepada kabartimur.com, Kamis (8/9/2022).
Sehingga dengan adanya aplikasi SIMPROD yang dikembangkan mampu menjawab kinerja organisasi yang diharapkan pada tingkat Dinas, Badan, Bagian, Distrik dan Kelurahan bisa berkoordinasi dengan bagian porkopim untuk pelaksanaan kegiatan yang mengundang kepala daerah, wakil kepala daerah demi mengoptimalisasi tugas dan fungsi bagian protokoler dan komunikasi pimpinan.
Ivanna menyebutkan tujuh Manfaat aksi perubahan bagi organisasi yakni
Pertama, Tersedianya sistem informasi protokol terpusat dalam menjadwalkan kegiatan kepala daerah dan wakil kepala daerah di kabupaten Manokwari.
Kedua, Mempermudah bagian protokol dan komunikasi pimpinan dalam menyusun jadwal kegiatan dinas, badan, bagian, distrik dan kelurahan yang akan dihadiri oleh pimpinan daerah.
Ketiga, Mempermudah dalam mengatur menjadwalkan petugas protokol pada kegiatan yang dihadiri oleh kepala daerah wakil kepala daerah.
Keempat, Memaksimalkan pelayanan kedinasan kepala daerah, wakil kepala daerah sesuai aturan perundang-undangan yang berlaku.
Kelima, Mempermudah bagian protokol untuk mengatur tata tempat, tata Upacara, tata penghormatan bagi pimpinan sesuai undang-undang nomor 9 tahun 2010 tentang keprotokolan.
Keenam, Memudahkan bagian prokopim berkoordinasi dengan media dalam hal periputan kegiatan yang akan dihadiri oleh kepala dearah dan wakil kepala daerah.
Ketujuh, memudahkan petugas protokol mensinkronisasi semua keperluan dan sarana prasarana yang dibutuhkan saat kegiatan.
Ivanna mengungkapkan Aplikasi SIMPROD@ tersebut telah disosialisasikan pada Minggu pertama Agustus 2022 bagi
Staff protokoler dan pimpinan OPD sehingga pada minggu ketiga Agustus sudah mulai digunakan dan sampai saat ini sudah dua opd yang telah aktif meng-upload kegiatan yakni DP3AKB dan Disnakertrans.
“Kita sudah lakukan sosialisasi pada akhir Agustus lalu untuk semua operator pada dinas, badan, bagian, distrik dan kelurahan cara penggunaannya dan langsung praktik saat itu dan mereka bisa melihat dan memantau agenda kegiatan yang dihadiri oleh bupati Bupati, wakil bupati dan Sekda” terang Ivanna.
Ivanna berharap dengan hadirnya website tersebut semua dinas ,badan ,bagian, distrik hingga kelurahan bisa menggunakan website dan memanfaatkan website ini sehingga undangan secara apapun secara online bisa disampaikan secara terlebih dahulu.
“Walaupun memang menggunakan website ini namun undangan pisik tetap dikirimkan ke bupati atau pejabat yang mereka tunjuk.Di website hanya mendahului sehingga dalam persiapan kita saling berkoordinasi apa yang kurang apa dan belum” tandas ivanna.
Sementara itu , Kepala Dinas Pemberdayaan Perempuan ,Perlindungan Anak dan Keluarga Berencana (DP3AKB) Kabupaten Manokwari melalui sekertarisnya ,Betrix menyampaikan apresiasi terhadap websitenya yang dikembangkan oleh Bagian Protokol dan komunikasi terhadap layanan aplikasi Simprod karena layanan ini memberikan kemudahan dalam melakukan koordinasi mengingat jarak lokasi kantor DP3AKB dengan kantor bupati terbilang jauh.
“Layanan ini sangat membantu kami, karena kami hanya dari kantor dan bisa mengupload semua dokumen pendukung untuk kegiatan yang kami laksanakan yang menghadirkan pimpinan daerah, dan langsung di respon oleh bagian protokol dan komunikasi pimpinan. Buktinya dokumen yg kami kirim pada tanggal 6 september pada pelaksanaan kegitan tanggal 8 bisa di follow up dan bisa berjalan baik” beber Betrix.
Betrix mengakui bahwa diera digitalisasi saat ini layanan yang dikembangkan oleh Bagian Protokol dan komunikasi pimpinan sangat membantu dan memudahkan pekerjaan.
Senada disampaikan oleh kepala Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi (Disnakertrans) kabupaten Manokwari, Yusak Dowansiba bahwa dengan adanya layanan ini sangat bagus dan membantu dalam melakukan koordinasi mengenai program kegiatan yang dilaksanakan maupun agenda yang dilakukan oleh pimpinan kepala daerah dan wakil kepala daerah.(Red/*)
